Politiques d’utilisation des réseaux sociaux : recommandations et exemples

Dans le cadre du colloque RH 2.0, Gilles Savard, de Desjardins, a évoqué des recommandations et des exemples en matière de politiques d’utilisation des réseaux sociaux. Les voici :

Un exemple d’aide mémoire qui avait été publié pour les employés d’un secteur :

1.    Respectez votre Code d’éthique:

  • votre engagement à ne commettre aucun acte qui pourrait porter préjudice au Mouvement;
  • votre devoir de réserve;
  • la protection des renseignements personnels;
  • la protection des données appartenant à l’entreprise.

2.    Vous êtes responsable de ce que vous écrivez :

  • jugement et bon sens;
  • le respect envers l’entreprise, collègues, communauté en ligne;
  • Internet a la mémoire longue.

3.    Ne parlez jamais au nom de Desjardins ou de l’une de ses composantes sans autorisation:

  • l’utilisation des logos est aussi interdite sans autorisation.

4.    Comprenez la notion de communauté :

  • une plate-forme pour partager et non concurrencer;
  • la politesse est de mise même si vous êtes en désaccord avec les propos.

5.    Respectez les droits d’auteur
6.    Respectez les biens de l’entreprise:

  • l’ordinateur, le réseau et l’adresse courriel de votre employeur ne doivent pas servir à la publication de blogues personnels ou à la diffusion d’autres contenus personnels par d’autres médias sociaux.

7.    Respectez la propriété intellectuelle et confidentielle de Desjardins:

  • la diffusion d’information secrète, confidentielle et privée est interdite;
  • ne pas commenter tout propos concernant un litige avec Desjardins.

8.    Attention aux photos:

  • les photos en lien avec des activités sociales de Desjardins peuvent être partagées, en autant qu’elles soient de bon goût et respectueuses et que vous déteniez le consentement de toutes les personnes qui y figurent.

Moyens de prévention face à l’utilisation inappropriée du matériel informatique

Pour les entreprises il est aussi préférable d’avoir des ordinateurs préconfigurés et même verrouillés en ce qui a trait à la possibilité de téléchargement de logiciels. On évite ainsi bien des dérapages.

Pour les entreprises qui donnent des accès internet je recommande l’utilisation de logiciels de filtrage qui permet de bloquer l’accès à des sites inappropriés. À  cette fin en voici quelques uns :

  • Websence
  • Iron port
  • Fortinet
  • Mcafee
  • Web filter
  • Barracuda

Les firmes qui offrent ce service sont souvent les fournisseurs  internet comme Videotron, Bell, Above security etc. De multiples solutions existent et autant de combinaisons internes/externes de service sont possibles.

Un cas en Colombie-Britannique

Récemment, en Colombie-Britannique, le commissaire à la vie privée émettait des lignes directrices en matière d’embauche et loi sur la protection des renseignements personnels.  Voici un extrait d’un article récent très pertinent sur le sujet :

The B.C. Commissioner has published guidelines on PIPA and the Hiring Process and on Social Media Background Checks that address the privacy concerns around the use of social media in the hiring process. For most individuals their Facebook page contains predominantly non-employment personal information that a prospective employer is not permitted to collect under PIPA. Information about personal relationships, social activities and interests and an individual’s personal opinions are not generally considered to be “employee personal information”. Employers must not discriminate in the hiring process on grounds including sexual orientation, marital status, family status, religion, and political belief. The use of Facebook to collect personal information on a prohibited ground of discrimination for use in hiring decisions raises both privacy and human rights issues. Further, an individual’s Facebook page will normally contain their friends’ and family members’ personal information, none of which the employer is authorized to collect under PIPA.

Employers should carefully consider whether the use of Facebook to collect personal information about prospective employees is appropriate in the particular circumstances of the position and the applicant to determine if it is permitted under PIPA to collect the personal information. Employers need to be aware of the risks of collecting personal information in breach of PIPA and potentially in breach of human rights legislation

­­­­­­­­­­­­­­­­­­

Il apparait primordial de rappeler aux employés que l’usage d’internet et du matériel informatique doit servir à des fins de travail. Il est tout aussi important de rappeler aux s employés qu’ils sont aussi imputables lors d’utilisation inappropriée du matériel de l’employeur. À cet effet voici 2 cas de jurisprudence :

  • Sheridan College Institute of technology and Advanced learning v. Ontario Public Service Employee Union

Le 3 décembre 2010, un tribunal d’arbitrage de l’Ontario a confirmé le bien-fondé du congédiement d’un employé pour l’usage non autorisé de ressources informatiques et pour l’affichage d’un message insolent sur sa page Facebook.

  • Bourassa c. La Tuque (Ville de), D.T.E. 2009T-622 (C.R.T.)

La Commission des relations du travail a, dans Bourassa c. La Tuque (Ville de), maintenu la décision de la Ville de La Tuque (la Ville) de congédier l’employé en raison de son utilisation abusive d’Internet

Projets RH mobilisateurs – quelques commentaires

Pour faire suite aux nombreux commentaires reçus sur l’article “4 exemples de projets RH mobilisateurs“, voici quelques commentaires :

Gestion du changement

Ce sont effectivement des projets de fond importants. Mais quand « on a la tête dans le guidon », il est parfois difficile de se lancer dans de tels chantiers… et encore faut-il avoir les compétences pour les traiter.
Toutefois, il est clair que ces questions font parties des enjeux majeurs de la fonction RH, en tant que partenaire stratégique.
La conduite du changement peut d’ailleurs être impulsée au sein de notre fonction et les salariés pourront par la suite mieux y adhérer.

Gaëlle Guerbigny

Un manque d’investissement dans les outil RH

Dans un ère de rareté de main-d’oeuvre qualifié, les entreprises n’investissent pas suffisament dans les outils de gestion des ressources humaines.

Par conséquent, l’outil par excellence afin d’aider une entreprise à attirer des candidats de qualité, motiver et mobiliser les employés en place dans l’entreprise et assurer la rétention du personnel est sans aucun doute le programme de certification Employeur remarquable développé par le Groupe Ambition.

Le Groupe Ambition est la seule organisation autorisée par le Bureau de Normalisation du Québec (BNQ) pour procéder aux activités nécessaires à l’obtention de la marque.

Il existe plusieurs avantages d’obtenir la certifications dont: l’opportunité de positionner l’entreprise comme un employeur de qualité dans son secteur d’activité et dans sa région, aide à réduire le roulement de personnel et les frais qui y sont associés, permet de reconnaître la qualité de leadership des gestionnaires et leur habileté à appliquer correctement les pratiques définissant un employeur remarquable, etc.

Martin St-Pierre, Gestionnaire de communautés et consultant en relations publiques, Groupe Ambition

Voici également quelques initiatives intéressantes :

L’entreprise où travaille ma belle-soeur font venir dans leur stationnement, au printemps et début de l’hiver, une compagnie mobile qui fait le changement de pneus des employés. Pas de perte de temps ni de détour pour un rendez-vous au garage.

– Chantal Marchand

Chez Pomme Grenade nous offrons une solution simple et efficace aux employeurs soucieux de favoriser la conciliation travail-famille des membres de leur équipe. Les entreprises partenaires permettent à leurs employés de commander et de payer, via notre site web, des plats préparés sains et savoureux qui leur sont ensuite livrés sur leur lieu de travail. Ils évitent par conséquent d’avoir à arrêter à l’épicerie après le travail et gagnent ainsi du temps.

Olivier Patry, Pomme Grenade

 

RH 2.0 – opportunités et enjeux

La génération C a grandi avec les technologies de l’information et de la communication (TIC). Ces jeunes se servent des TIC pour créer, communiquer et collaborer. L’ensemble des internautes québécois leur emboîtent le pas et se font de plus en plus présents et actifs sur les médias sociaux. Quelles sont les opportunités du Web 2.0, notamment en ce qui a trait à la gestion des ressources humaines? Quels sont les défis et enjeux?

Julia Gaudreault-Perron, chargée de projets au CEFRIO, et Christian Amauger, stratège web, exploreront ces questions lors de la conférence d’ouverture du colloque RH 2.0, le jeudi 3 mai 2012.

Pour participer, inscrivez-vous au colloque RH 2.0 qui aura lieu le 3 mai 2012 à Saguenay, ou suivez l’événement sur Twitter (@colloquegrh).

Projets RH mobilisateurs : la conciergerie d’entreprise

Pour faire suite aux nombreux commentaires reçus sur l’article « 4 exemples de projets RH mobilisateurs« , voici quelques autres idées et initiatives intéressantes.

La conciergerie d’entreprise

Caroline Malo Conciergerie

Caroline MaroSavez-vous qu’il existe un service dédié aux entreprises afin de faciliter la vie des leurs employés: la conciergerie d’entreprise. Une belle façon de se distinguer! En reconnaissant l’importance de l’équilibre travail-famille, l’entreprise favorise leur bien-être tout en se positionnant avantageusement dans un marché de plus en plus concurrentiel.

Le principe est simple : il s’agit d’un ensemble de services mis en place dans une entreprise afin de soulager les employés quant à leurs démarches personnelles:
• Coursier personnel
• Sélection et supervision de fournisseurs (jardinier, décorateur, traiteur)
• Présence lors de livraisons ou de réparations à domicile
• Planification de vacances et d’activités familiales
• Organisation de célébrations spéciales (anniversaire de mariage ou de naissance, fête d’enfants ou de famille).

Ces différents services, outre le fait qu’ils aident considérablement les employés, permettent aussi d’optimiser leur temps de présence sur le lieu de travail, de réduire le stress, mais aussi de lutter contre l’absentéisme et d’assurer un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Au grand bonheur des patrons et de leur personnel!

– Caroline Malo

Caroline Malo Conciergerie offre des services d’assistance personnelle en gestion des tâches quotidiennes, en organisation d’événements et en planification de voyages et de loisirs, que ce soit pour vous, votre entreprise, vos employés ou vos clients.

Notons que Caroline Malo est Lauréate du prix Reconnaissance de l’entrepreneuriat féminin 2012, dans le cadre du quatorzième Concours québécois en entrepreneuriat.

Concierge Durable

Martine PayeurEn France, j’ai monté la première conciergerie d’entreprise durable, éthique et solidaire « www.concierge-durable.com« .
Son but est non seulement d’apporter des services pratiques aux salariés pour une meilleure conciliation vie professionnelle/vie privée, et faciliter l’accès des femmes aux postes à responsabilités, mais aussi d’agir pour le développement durable et la RSE en permettant à chaque collaborateur d’expérimenter ces notions, concrètement, dans son quotidien.
Il est impensable aujourd’hui qu’une entreprise qui se dit DD et RSE propose des services à ses salariés qui soient contraires à ces notions.

Je vois qu’à Québec et Montréal cela bouge beaucoup sur ce sujet. Dommage que nous soyons si loin. je viens également de découvrir votre norme NORME BNQ 9700-820, que nous allons étudier attentivement.

– Martine Payeur

Concierge Durable : la conciergerie d’entreprise qui améliore la qualité de vie des salariés grâce à des services pratiques, éthiques et solidaires.

Restez à l’écoute, nous vous présenterons d’autres types de service intéressants. Si vous avez des suggestions ou des idées de projets RH, n’hésitez pas à les partager!

Un événement 2.0

Nous vous invitons à participer au colloque 2012 sur le Web – que vous soyiez présents physiquement à l’événement ou non! Vous pourrez ainsi partager vos impressions, exprimer vos idées et participer aux discussions sur les différents sujets qui seront abordés au cours de l’événement.

Vous pouvez suivre le colloque sur les réseaux suivants :

Le blogue sera également mis à jour tout au long de l’événement. Des photos et des capsules vidéo seront disponibles, ainsi que les documents de présentation des ateliers. Pour rester informé sur le mode 2.0 de l’événement, nous vous invitons à vous inscrire ici :

Eventbrite - RH 2.0 - Colloque de gestion des ressources humaines sur le Web

1300 employés licenciés par erreur

Un directeur des ressources humaines britannique a envoyé par erreur un courriel type de licenciement à plus d’un millier de salariés d’une même filiale.

Aviva, deuxième assureur britannique, se retrouve dans une situation précaire : l’entreprise va  céder ses activités américaines à moitié-prix par rapport à la valeur à laquelle il les avait acquises il y a six ans, et a annoncé un bénéfice net en chute de 85 % pour 2011. Le conseil d’administration a également programmé une restructuration de ses activités et de sa direction.

C’est dans ce contexte que plus de 1 300 employés d’une filiale d’investissements de l’assureur ont reçu vendredi un courriel qui les informait de leur licenciement. Sauf qu’il s’agissait d’une erreur du département des ressources humaines, qui s’est trompé de bouton au moment de cliquer. Plutôt que de partir vers le seul employé licencié, le mail a été envoyé à tous les salariés de la filiale. Ouch.

Le courriel les invitait à rendre immédiatement leur badge et tout objet de la société en leur possession, et à fournir tous leurs mots de passe à la hiérarchie. Il leur demandait également de garder le silence en ne communiquant aucune information confidentielle en leur possession. « Vous avez une obligation de conserver confidentielle toute information concernant les opérations d’Aveva Investors, de ses systèmes et de ses clients« , rappelait la missive.

C’est quelques minutes plus tard qu’un second mail d’excuses est arrivé. On imagine le soulagement des salariés sous le choc.

Source : Aviva sacks more than 1,300 workers by mistake

DRH : pas besoin d’être expert en réseaux sociaux pour prendre le virage 2.0 !

Un article intéressant de Florence Mehrez sur le site www.actuel-rh.fr qui relate les points de vue de Didier Baichère, DRH de Logica, et Alexandre Pachulski, directeur général produits au sein de l’éditeur SIRH TalentSoft sur l’évolution 2.0 des DRH. Des idées qui pourront alimenter la discussion sur le virage 2.0 des ressources humaines :

Pas besoin d’être un expert des réseaux sociaux

La peur est souvent le fruit d’une méconnaissance des réseaux sociaux et de leur environnement. Pourtant, assure Didier Baichère, « il n’est pas nécessaire d’être un expert des réseaux sociaux », car ce qu’on demande aux DRH n’est pas tant de jongler avec les différents réseaux sociaux que d’accompagner le changement à l’égard des collaborateurs. « Les DRH doivent avant tout comprendre l’usage qu’ils peuvent faire des différents outils afin de bâtir leur politique RH », estime Alexandre Pachulski.

Accompagner les salariés

L’enjeu essentiel est de réussir cette conduite du changement. Et sur ce point, « nous sommes au coeur de notre métier », assure Didier Baichère. Là où le DRH joue aussi pleinement son rôle c’est dans l’animation des réseaux sociaux. « Là encore on ne demande pas aux RH de les animer », souligne Alexandre Pachulski. Non, ce que le DRH doit se demander c’est s’il recourt à un community manager, qui prendre à ce poste…. « Il faut commencer par repérer les deux à trois communautés liées aux spécificités des métiers de l’entreprise et désigner le community manager de ces communautés », conseille Didier Baichère.

Ne pas délaisser les managers de proximité

Les RH ne doivent pas oublier les managers de proximité. Ces derniers n’ont pas toujours le rôle le plus simple et l’arrivée des réseaux sociaux peut renforcer leur sentiment de solitude si l’entreprise n’y prend garde. « Il faut un accompagnement fort des managers de proximité », recommande Didier Baichère. « Il faut les associer au moment de la mise en place du réseau social d’entreprise et les accompagner ». Car les réseaux sociaux « bousculent le rôle traditionnel du manager, note Pedro Montoya, associé au sein de Logica, et ils peuvent avoir l’impression de perdre un peu les rênes ».

De nouveaux usages pour une politique RH rénovée

Les réseaux sociaux peuvent aussi permettre aux RH d’innover que ce soit en matière de recrutement ou de gestion des talents. « Etre présent sur les réseaux sociaux permet d’élargir son vivier de candidats au-delà du sourcing classique », estime Didier Baichère. Mais là encore, être présent ne suffit pas. « Ces comptes (Facebook, LinkedIn, Twitter…) fonctionnent s’il y a une véritable animation des communautés et s’ils portent les valeurs de l’entreprise. Il doit y avoir de réels échanges et il faut éviter d’utiliser un langage trop corporate. Attention aussi à ne pas transformer votre compte Twitter en un jobboard déguisé », prévient Didier Baichère. En matière de gestion des talents, les réseaux sociaux peuvent aussi faire office de détecteur de talents que l’entreprise n’avait pas identifiés auparavant.

Des outils qui ne sont rien sans stratégie RH

Appréhender les réseaux sociaux en entreprise, ce n’est pas seulement maîtriser des outils, c’est avant tout définir et élaborer une politique RH. Didier Baichère en veut pour preuve ces réseaux sociaux d’entreprise qui ne prennent pas. « C’est souvent parce que la question a été posée uniquement sous l’angle de l’outil. La stratégie de communication et la politique RH n’ont pas été définies ». Or, « la plateforme collaborative doit véhiculer des valeurs et nourrir un processus », insiste Alexandre Pachulski.

Source : L’actualité Management : DRH : pas besoin d’être expert en réseaux sociaux pour prendre le virage 2.0